Das Unternehmen

PALLAS CAPITAL Corporate Solutions ist als eigentümergeführte M&A-Beratung Teil der PALLAS CAPITAL Group AG mit Sitz in Wien. Das 20-köpfige Team um die geschäftsführenden Gesellschafter Hans Lassen und Maximilian Baar-Baarenfels begleitet mittelständische Unternehmen und Unternehmerfamilien im DACH-Raum bei Unternehmenszu- und -verkäufen, Nachfolgelösungen, Management-Buy-Ins und Wachstumsfinanzierungen.

Die Ausgangslage

Salesforce wurde vor knapp 10 Jahren eingeführt, diente aber nie als zentrales System. Der operative Transaktionsprozess verteilte sich auf Ninox, Asana, Excel, Outlook, Salesforce sowie eine Reihe von Zusatzsystemen. Die Folgen sind typisch für organisch gewachsene Organisationen:

• Daten ohne Klassifizierung. Über 10.000 Unternehmens- und Investorendatensätze der letzten 10 Jahre liegen undifferenziert nebeneinander. Berater, Investoren, MBI-Kandidaten und Immobilienprojekte sind untrennbar und somit nicht nutzbar.

• Finanzkennzahlen in Handarbeit. Umsatz, EBIT und EBITDA werden manuell recherchiert und gepflegt. Für eine Mehrjahresbetrachtung und Analyse müssen die Daten in Excel exportiert werden.

• Kernprozess mit Medienbrüchen. Das Matching von Targets und Investoren läuft über Ninox, die Longlists stehen in Excel. Reportings müssen jedes Mal von Hand erstellt werden.

• Historie ist an Personen gebunden. Die Nachvollziehbarkeit der Kommunikation zu Klienten hängt von individueller Bereitschaft zur händischen Dokumentation ab.
  
  

„In unserer Branche zählen Schnelligkeit, Professionalität und die persönliche Beziehung zum Unternehmer. Dafür brauchen wir ein System, das Schritt hält, verlässlich zuarbeitet und uns einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft.“

Hans Lassen | Managing Partner | PALLAS CAPITAL Corporate Solutions

Die Lösung

PALLAS CAPITAL hat Launch Lane beauftragt, die bestehende Salesforce Org gemeinsam mit dem Team zu überarbeiten und auf das Transaktionsgeschäft auszurichten. Umgesetzt wurden vier Bausteine:

• Ein Datenmodell entlang des Transaktionsgeschäfts. Unternehmen, Dienstleister, Investoren und Immobilienprojekte werden als eigenständige Typen geführt, jeweils mit passender Sicht und Berechtigung. Der historische Bestand wurde bereinigt und im CRM importiert.

• Finanzkennzahlen als strukturierte Zeitreihe. Umsatz, EBIT und EBITDA je Geschäftsjahr, mit Vorjahresvergleich und Mehrjahreshistorie. Die Aktualisierung erfolgt gebündelt statt in Einzelpflege. Ergebnisentwicklungen sind damit vollständig nachvollziehbar.

• Longlists als geführter Prozess im CRM. Buy-Side und Sell-Side-Listen mit differenzierten Statuswerten, Massenbearbeitung und vollständigem Reporting. Listen entstehen direkt aus den gefilterten Beständen im System.

• Automatisches E-Mail-Logging. Mit der Einführung von Einstein Activity Capture in Kombination mit Outlook wird die gesamte Korrespondenz ohne Zutun der Berater am zugehörigen Kontakt, Unternehmen und Listeneintrag dokumentiert. Der Kampagnenstatus aktualisiert sich automatisch anhand des E-Mail-Betreffs.

Das nächste Level: KI-Toolbox an Salesforce

PALLAS CAPITAL setzt unter anderem auf eine der führenden KI-Plattformen für Finanzdienstleister. Das System greift auf lizenzierte Marktdatenbanken wie S&P Capital IQ, PitchBook, Preqin und FactSet sowie auf interne Dokumente zu. So lassen sich öffentliche Datenbanken und internes Know-how nutzen, ohne dass vertrauliche Informationen an eine externe KI gehen. Umgekehrt greift die KI-Plattform auf Salesforce als „System of Record“ (führendes System) zu und bekommt damit den vollen internen Kontext: Mandatshistorie, Kennzahlen, Kontakte und Aktivitäten. Einschätzungen entstehen so nicht allein aus Marktdaten, sondern aus dem tatsächlichen Bild des Hauses. Das führt zu besseren Entscheidungen.

„Im Zeitalter von KI müssen wir noch mehr als zuvor auf Salesforce Hygiene und Datenarchitektur achten. Daten, Metadaten und Business Logik sind das Herzstück und die Grundvoraussetzung für jedes angebundene KI-Werkzeug.“

Alexander Schirmer | Launch Lane | Managing Director & Technical Lead

Das Ergebnis

Mehrere Systeme konsolidiert in einem. Ninox, das in der Vergangenheit für das Matching von Targets und Investoren zuständig war, wurde vollständig abgelöst. Dasselbe gilt für die Excel-Archive. Der gesamte Transaktionsprozess läuft heute in Salesforce, Outlook bleibt lediglich als E-Mail-Client, dessen E-Mail-Verkehr nun vollständig am Salesforce-Datensatz hängt.

Salesforce als „System of Record“ für KI. Eine zentrale „Source of Truth“ zahlt sich auch beim Einsatz von KI aus: Angebundene KI-Lösungen und Sprachmodelle greifen nicht auf fünf Systeme zu, sondern lediglich auf Salesforce. Was die KI liefert, hängt an der Qualität der Daten, auf die sie zugreift. So bekommt sie das gleiche Bild wie die Mitarbeiter: eine strukturierte, klassifizierte und vor allem vollständige Daten- und Aktivitätshistorie. Jedes weitere KI-Werkzeug, das PALLAS CAPITAL künftig einsetzt, setzt ohne Nacharbeit auf dieser Basis auf.

Umsetzung in drei Monaten, ohne Einfluss auf den laufenden Betrieb. Von Kick-off bis Produktivsetzung vergingen drei Monate. Laufende Mandate wurden zu keinem Zeitpunkt unterbrochen. Sandbox Deployments und User Acceptance Testing haben dafür gesorgt, dass die Umstellung ohne Downtime lief.

Weitere Ergebnisse im Überblick:

• Zeitersparnis bei der Longlist-Erstellung und Nachverfolgung von mehr als 30 %

• Auswertbarer Origination-Prozess über Reports und Dashboards

• Investorenselektion als Systemabfrage nach Ergebniskennzahlen, Region, Sektor und Investorentyp

• Vollständige Aktivitätshistorie am Datensatz statt im persönlichen Postfach

• Effizienzsteigerung um 100 % bei Email-Dokumentation (vorher bis zu ca. 30 Sekunden pro E-Mail über eine teils unzuverlässige Extension)

• Bereinigung von über 10.000 Accounts
  
  

„Wir sehen Umsatz, EBIT und EBITDA heute direkt in Salesforce, inklusive Historie und Entwicklung über mehrere Jahre und können daraus Kommunikationsstrategien ableiten. Das verändert nicht nur die Auswertung, sondern den Zeitpunkt unseres Handelns. Wir erkennen jetzt, was für ein Unternehmen aktuell von Relevanz sein kann.“

Hans Lassen | Managing Partner | PALLAS CAPITAL Corporate Solutions